A aplicação de multa nos condomínios, normalmente, deve ser considerada a última instância de um foco de discórdia e confusões dentro de um prédio. Muitas vezes, ela representa a única forma de coibir abusos e manter a ordem entre os moradores.
Nesse sentido, uma das grandes polêmicas envolvidas na aplicação da multa está em como provar a ocorrência da mesma. Para evitar qualquer tipo de dúvida ou má fé, o ideal é que a portaria do condomínio tenha sempre à disposição um livro de registro, a fim de que todas as ocorrências sejam ali documentadas.
Na iminência de um problema mais grave, uma solução é contar com a presença de duas testemunhas, que podem ser moradores, funcionários ou membros do corpo diretivo. Tais pessoas podem confirmar a veracidade dos fatos, dirimindo qualquer possibilidade de dúvida.
Outra opção viável no que diz respeito à documentação de reclamações condominiais é fazê-la por e-mail ao síndico e/ou à administradora, para que esses possam verificar o ocorrido. Mesmo com a confirmação do problema, o ideal é que o mesmo também seja relatado no livro de ocorrências, para que o prédio tenha um histórico devidamente arquivado.
É importante ressaltar peculiaridades que envolvem o tema. Enquanto em alguns condomínios a convenção exige que antes da aplicação da multa haja uma notificação ao infrator – daí o fato de ser essencial a leitura prévia dos dispositivos – há condomínios em que seus regimentos internos e convenções não preveem formas de punição, bem como não estipulam as multas em moeda corrente, trazendo ainda mais polêmica e preocupação. Para esses, a sugestão é que a edificação leve quanto antes a questão à assembleia, tanto para aprovar o regramento como também para atualizá-lo.
Em todos os casos, ao condômino reclamado deve ser concedido o direito de defesa com prazo razoável. Esse procedimento e a ratificação das multas em assembleia, mesmo em convenções que não estipulam tal procedimento, tem sido fator determinante para que em casos de não pagamento da multa por parte do condômino, a mesma possa ser cobrada judicialmente.
Quando a questão ou problema é levado para assembleia, independentemente dos moradores terem ciência exata do ocorrido ou terem somente escutado as reclamações, a eles é garantido o direito de voto, nos termos da convenção.
Moradores ausentes na ocasião podem, caso assim permita a convenção, outorgar procurações para que outra pessoa o represente na votação. Ao reclamado caberá realizar a defesa escrita e em assembleia explicar a situação, convencendo a massa condominial de que a multa não deve ser aplicada. E, na falta de convocação de qualquer condômino, também na forma prevista na convenção, anula-se a assembleia, com a invalidade dos atos ali praticados, de acordo com o que rege a Justiça.
Para que a administração condominial siga os trâmites sem brechas para invalidação do procedimento, é preciso que a convocação dos condôminos à assembleia seja feita por meio de carta protocolada ou registrada, expedida com antecedência prevista na convenção, normalmente com prazo mínimo entre oito e dez dias. Isso garante que a coletividade pratique o direito de participar das discussões e opinar sobre os temas relevantes – e, por vezes, polêmicos – que envolvem a vida condominial.